経理兼SE担当の10年間の纏めから厳選した無駄のない100Excel拡張機能!

http://www.superdbtool.com  Excelの機能拡張で作業効率数倍アップ!
SuperDBToolのブログはhttp://superdbtool.com/blogへ移しました。
使い方は主にYoutubeにて説明しております。
https://www.youtube.com/channel/UC6a8VJcVsqk-4k2uqPZJ6cg
シート名一括変更,ファイル一括検索置換,擬似データ作成,データベース連携,データマッチング/突合,フォルダ一括作成, 組み合わせパターン作成,重複削除,複数シート纏め,Excel分割,一括保護解除,選択範囲を画像へ変換,文字変換,ファイル一覧出力,文字コード変換,別ウィンドウで開く,リンク一括削除,複数条件データ抽出,空白セルに値設定,文字列結合コピー,シート名ソート,テキスト比較,シート比較,Excel印刷ページ数取得,計画作成,課題管理表,TODOリスト,作業報告書,世界時間,SQL実行,Grep,メール一斉送信,情報明細によりメール作成,メール文例,Excelファイル差し込み出力……

タグ:OUTLOOK

前回の記事でExcelMailAddin/OutlookNoMissAddinを使って「メール作成時間を短縮」の紹介をさせていただきましたが、
今回は「誤送信防止」について解説いたします。

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2014」の調査結果により、ビジネスメールで失敗した原因は主に以下です。

中には一番ミスしやすいのは「添付漏れ」です。但し、一番怖いのはやはり「宛先間違い」だと思います。気付いた瞬間、冷や汗が止まらない。そのミスは一つでも将来が変わるかもしれません。
場面によっては大事件,うっかりミスでは済まされないです。誤送信の実例:

・金融R社 :メール送信ミスで顧客の氏名や口座番号など流出
・HS高速 :イベント招待客45名にメールを送信する際、宛先に全アドレスを指定して送信してしまった
・ある新聞社 :103名のユーザ宛にメールを送信する際、誤ってCCにアドレスを設定してしまった
・日本ある政府機関 :国際交流事業の参加者を相手に通知する際、誤って不合格になった応募者の名簿を送付した
・C大学 :研究用患者情報を自宅に送信するつもりが別アドレスに送信してしまった

また、失礼なこと、例えばメール途中半場で不注意で送信してしまった場合、敬語の使い方は正しくない場合も多いと思います。

日々とても忙しい業務の中で、人により教育や確認のみなら、誤送信防止は不可能ではないかと思います。

但し、OutlookNoMissAddinをうまく活用できれば、メール送信のトラブルを未然に防止でき、完全に誤送信防止ができます。
OutlookNoMissAddinは簡単、迅速に導入できるOutlook専用誤送信対策ソフトです。
利用者はパソコンにインストールするだけですぐに誤送信防止ができ、
メールサーバやOutlookの特別設定、環境ファイル設定などは一切いらないです。

主な機能:

送信前にミス/誤送可能性のあるところを一目で分かる

宛先間違を検出、目視チェック
敬語ミス、文法ミス、タイポを検出
添付ファイル漏れを検出
添付ファイルを自動圧縮&暗号化
パスワード通知メール自動作成
メール毎に遅延送信(社内、社外、それぞれ)、一時保留
雛形テンプレート利用により驚くほどメール作成スピードアップ!

一度使うと、手を離せない!

1. メニュー及び誤送防止確認画面

誤送防止インストール後、以下のメニューがOutlookの新規メッセージ画面に追加されます。

早速ですが、上記の作成途中でミスもあったメールを送信してみましょう。

宛先が「組織外」のメールアドレスかどうかを判断して、メッセージを表示します。CTRL+ENTERキーはもう怖くないです。

また、添付ファイルがあった場合、圧縮されていなければ、ワーニングメッセージが表示され、パスワード付きの圧縮やパスワード通知メールの自動作成もできます。(通知メールを作成して表示するだけで自動送信はしません。)

誤送防止機能でたくさんのチェックをしています。そして、チェック内容のカスタマイズもできます。
主なチェック内容(それらのチェックするかどうかの変更ももちろんできます):

  • ファイル添付漏れ
  • パスワード漏れ
  • 添付ファイル圧縮漏れ
  • 宛先間違い
  • 宛名漏れ
  • 挨拶文不正
  • 宛名不正
  • 敬語使用不正
  • 社外秘などを社外へ送信防止
  • 添付ファイルサイズ大きい
  • 失礼言葉
  • メール作成途中送信防止
  • TOにたくさんの人が入れた
  • 挨拶がない
  • !?の使用
  • 「金額」、「見積」などの敏感字
  • 自動的に圧縮
  • 自動的にパスワード掛け
  • 自動的にパスワード通知メール作成
  • 外部、内部、パスワードメールそれぞれ時間を指定して遅延送信
  • メール毎に何分後の遅延送信設定ができるため、定時送信はもちろんできます。
  • ....... その他いろいろ、自分でもカスタマイズできます。

2. 誤送信防止設定

設定により、メールを送信する際にチェックする内容及び表示するメッセージが違います。以下はメインな設定を説明します。「設定変更」ボタン又はメニューの「誤送防止⇒設定」をクリックすると、以下の画面が出ます。

まず、「送信先」タブのドメインを設定しましょう。内部ドメインと内部メールの設定は非常に重要です。この設定により、メッセージは外部向けなのか、内部向けなのかを判断しています。

添付ファイル及び圧縮、ファイルサイズの設定:

自動パスワード及び自動的にパスワード通知メール作成の設定:

その他の設定などはユーザガイドをご利用ください。

OutlookNoMissAddinユーザガイド:
http://superdbtool.com/ExcelMailAddinGuide.htm

OutlookNoMissAddinダウンロード及びインストール:
http://superdbtool.com/download.htm
https://www.youtube.com/channel/UCxmRbmfTLCdTyOa6LOHorlQ

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「ビジネスメール実態調査2014(平成26年)」の統計により、仕事上のコミュニケーション手段トップは「メール」98.45%です。「忙しくて時間がない」、「処理するメールの量が多い」、「メールを書くのが遅い」、「メールを書くのが苦手」の理由で返信が遅れてしまうケースが多いです。素早く、ミスなく、効率的にメール作成ができれば、短時間で量の多いメール処理ができるはずです。ここでは、ExcelMailAddinを使って、メール作成時間を短縮する技を解説いたします。「誤送信を完全になくす」はその2で説明いたします。

1. Outlookのール返信で毎日毎日書いている挨拶文が自動的に付いてくる!

メール送信設定により、返事する際に、宛先が外部メールか内部メールかを判断して、
自動的に事前に定義した雛形を入れます。内容はもちろん自由にカスタマイズできます。

2. Outlookのメッセージ作成で、事前に用意したテンプレート(雛形)はいつでも簡単に挿入できる!
テンプレート編集も非常に簡単!(テンプレート挿入と同じメニュー構造)

商品案内やお知らせなど一度作成すれば、どのメッセージでも簡単に挿入できます。2度手間を掛けなくなります。設定により新規メッセージ作成時にテンプレートから作成できます。


3. テンプレートも用意したが、それぞれの宛先へ送信する際に、内容を変更しなければならない、どうすればいい?
勿論、メールを1つずつ作成するわけがないです!ExcelMailAddinなので、流れ込みパラメータを使って、エクセルにて一斉送信しましょう。送信先一覧のどの列でも流れ込みパラメータとして使えます。それを%会社名%のようにメール文書(テンプレート)に書けば、送信する際に、宛先ごとに送信先一覧の内容へ置換されます。

4. 一斉送信は怖い、重要メールなので、送信する前に、内容をチェックしたい
その心配が分かります。だから「選択行のメールを編集」機能を使いましょう。
送信したい行を選択して(1度は最大10行まで)、「選択行のメールを編集」をクリックすると、複数のメールが作成されます。

5. テンプレート中の一部だけではなく、各送信先へのメールは全然違う場合、流れ込みパラメータは無理でしょう?
それも分かります。ExcelMailAddinならそれは対応……できます!筆者は日々の進捗、課題報告などは事前に用意したテンプレートでメール送信しています。

設定も非常に簡単:

同じ内容を何度も何度もタイプしているあなた、ほぼ同じ内容のメールを何回も何回も送信しているあなた、類似メールを毎日毎日作成しているあなた、今からExcelMailAddinを利用して、人生の無駄を削減しましょう。

ExcelMailAddinユーザガイド:
ttp://superdbtool.com/ExcelMailAddinGuide.htm

ExcelMailAddinダウンロード及びインストール:
http://superdbtool.com/download.htm
https://www.youtube.com/channel/UCxmRbmfTLCdTyOa6LOHorlQ

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