経理兼SE担当の10年間の纏めから厳選した無駄のない100Excel拡張機能!

http://www.superdbtool.com  Excelの機能拡張で作業効率数倍アップ!
SuperDBToolのブログはhttp://superdbtool.com/blogへ移しました。
使い方は主にYoutubeにて説明しております。
https://www.youtube.com/channel/UC6a8VJcVsqk-4k2uqPZJ6cg
シート名一括変更,ファイル一括検索置換,擬似データ作成,データベース連携,データマッチング/突合,フォルダ一括作成, 組み合わせパターン作成,重複削除,複数シート纏め,Excel分割,一括保護解除,選択範囲を画像へ変換,文字変換,ファイル一覧出力,文字コード変換,別ウィンドウで開く,リンク一括削除,複数条件データ抽出,空白セルに値設定,文字列結合コピー,シート名ソート,テキスト比較,シート比較,Excel印刷ページ数取得,計画作成,課題管理表,TODOリスト,作業報告書,世界時間,SQL実行,Grep,メール一斉送信,情報明細によりメール作成,メール文例,Excelファイル差し込み出力……

タグ:Excel

案件一覧、要員一覧、顧客一覧、社員一覧などの情報リストから
必要な行の情報をメール本文に一定のフォーマットで編集して送信する
場面がよくあります。例えば、下記の案件リストを協力会社へ送信したい場合、
Excel明細の各セルから情報をコピーするのは面倒くさいです。
CreateMail-6

ExcelMailAddinを使えば、既存の案件一覧から一括で作成できます。

ExcelMailAddinのインストールは下記をご参照ください。
http://superdbtool.blog.jp/archives/1001792674.html

一斉送信の方法は下記をご参照ください。
http://superdbtool.blog.jp/archives/1001812133.html

①、案件情報のサンプルファイルを開きます。
CreateMail-1

CreateMail-2

②、「一斉送信」タブの「一覧からメール作成」ボタンをクリックします。
CreateMail-3

③、下記の画面で、案件一覧のタイトル行、出力判断列(どの行をメール本文に出力するか)、
テンプレート名、テンプレートの内容を設定します。

テンプレート内容には「%XXXX%」のように、案件一覧のタイトル行を書きます。
CreateMail-4

④、メール本文作成ボタンをクリックしたら、%XXXX%の部分はすべて案件一覧の
各行のデータに置き換えて本文に出力します。
CreateMail-5




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ExcelMailAddinのインストールは下記をご参照ください。
http://superdbtool.com/blog/archives/282

ExcelMailAddinダウンロード
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OUTLOOKやWebmailを使ってたくさんの方に一括送信する場合、普段メール本文を作成して、TOに複数のメールアドレスを入れて送信します。

受信者は全部関係者の場合大丈夫ですが、お互いに知らない方々なら、個人情報漏れの恐れがあり、非常に危ないです。これを解決するには、普段BCCで全員へ送信します。

但し、BCCは以下の制限またはデメリットがあります。
1). 複数の送信先へ同じメール本文しか送信できません。
2). 受信者はBCCで来たメールに対して、重視しない傾向があります。
3). 送信漏れまたは重複送信があったかをチェックするのは難しい
4). 送信履歴の管理は難しい
5). BCCでもハッカーのメールサーバ不法侵入などにより情報漏れの恐れがあります。

一括で同じメール本文を送信することではなく、各受信者へそれぞれ違う本文のメールを一斉送信し、送信履歴もExcel一覧で管理する必要な場合、メール一斉送信ソフトExcelMailAddinのご利用をお勧めします。

用途(例)
  お客さんへ一括で製品や要員の案内
  協力会社へ案件情報を送信
  日本や海外大学への申請書送付
  社員全員への給与明細送付
  応募会社への応募メール送信
  アンケートメールなどなど
  1000社以上の業務で日々使われています。
  ぜひお試しください。

一斉送信の方法を下記の例で説明します。

①、一斉送信するために、まず送信先の一覧(メールアドレス一覧)を用意しなければなりません。
インストール後、すでにいくつかの例が入っていますので、基本的にそれをコピーしてカスタマイズしましょう。
ここで「請求書送付一覧」を使って説明します。
Excelの一斉送信リボン⇒私の送信先一覧⇒1.顧客連絡先⇒請求書送付一覧をクリックします。
SendMail-1
★私の送信先一覧メニューに表示した名称はすべて下記のフォルダ直下の
ファイルにより動的に生成されます。
C:\Users\{User}\Documents\ExcelMail\MyAddresslist

②、請求書送付一覧のファイル
SendMail-2

③、送信本文の内容は「メール文書」のシートで編集します。
本文の中で%会社名%のように流れ込みパラメータも使えます。
%XXXX%の「XXXX」の部分は送信先一覧のタイトル行の文字列です。

SendMail-3

④、「設定」シートで送信用の各種パラメータを設定します。
サンプル送信一覧をそのままご利用の場合、変更は要りません。
SendMail-4

⑤、送信の準備が終わりましたら、送信先一覧の送信対象列に「○」を入れて、「一斉メール送信」のアイコンをクリックします。下記の画面で「編集」ボタンをクリックします。
すでに送信用メールアカウントを設定した場合、直接「送信」をクリックします。

SendMail-5

送信用メールアカウントの追加または変更画面:
SendMail-7

普段Outlookやほかのクライアントメールソフトの設定を参照して設定します。

⑥、確認画面で「はい」をクリックします。
SendMail-8

SendMail-9

⑦、送信先へ下記のようなメールが送信されます。
TOには関係者のみ入っていますので、受信者は一斉送信かどうか全く知らないです。
SendMail-10

ExcelMailAddinを使ってもGMailで送信できない場合、下記のURLをご参照ください。
https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=ja

OutlookNoMissAddinを使って、OUTLOOKにもテンプレートとメール誤送信防止の機能が追加されます。

詳しくは以下のをご参照ください。

Outlook効率的にメールを作成
Outlook誤送信を完全になくす
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OUTLOOKやWebmailを使ってたくさんの方に一括送信する場合、普段メール本文を作成して、TOに複数のメールアドレスを入れて送信します。

受信者は全部関係者の場合大丈夫ですが、お互いに知らない方々なら、個人情報漏れの恐れがあり、配慮する必要があります。これを解決するには、普段BCCで全員へ送信します。

但し、BCCは以下の制限またはデメリットがあります。
1). 複数の送信先へ同じメール本文しか送信できません。
2). 受信者はBCCで来たメールに対して、重視しない傾向があります。
3). 送信漏れまたは重複送信があったかをチェックするのは難しい
4). 送信履歴の管理は難しい

一括で同じメール本文で送信することではなく、複数の受信者へそれぞれ違う本文のメールを一斉送信し、送信履歴もExcel一覧で管理したい場合、メール一斉送信ソフトExcelMailAddinのご利用をお勧めします。
Install-8

①、ExcelMailAddinのダウンロード
Excelでメール一斉送信ソフト32bit beta版(zip) 32bit Office(2007以上)
Excelでメール一斉送信ソフト64bit beta版(zip) 64bit Office(2007以上)

②、用途(例)
たくさんの
  顧客へ一括で製品や人材を提案
  協力会社へ案件情報を送信
  大学へ申請書を送信
  社員へ給与明細を送信
  会社へ履歴書を送信
  顧客へアンケートメールを送信

③、インストール

Excelをすべて閉じてから、ダウンロードしたファイルを解凍して、Setup.exeを実行します。
Install-1
このソフトをインストールするには、Microsoft .NetFramework4.0 Client Profileが必要です。
.NetFramework4.0のインストールしていないPCで上記のSetup.exeを実行すると、以下の
画面が出ます。Windows8や.Net Framework 4.0インストール済みのPCでインストールする場合、
下記の画面は出ません。
Install-10

「同意する」をクリックすれば、自動的にマイクロソフトのサイトから.NET FRAMEWORK 4をダウンロードして
インストールします。

Install-11

.Net Framework 4.0のインストールが終わりましたら、ExcelMailAddinをインストールします。
Install-2
Install-3
Install-4
次の画面で「はい」をクリックしてください。
Install-5

Install-6

インストールが成功したら、Excelに「一斉送信」のタブが追加されます。
Install-8

④、アンインストール
アドインのアンインストールはコントロールパネル⇒プログラムの追加と削除で行います。

Install-12


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「既存の連番フォルダ(001~999)にファイルへのハイパーリンクを設定して、リンクの表示を001~999にしたい」のような質問がありましたので、ここでExcelDevToolの機能を活用して、ファイル一覧作成からリンク置換までの操作を例で説明します。

http://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se475869.html
①、上記のソフトをダウンロードして、Excelを閉じてからインストールします。終わりましたら、Excel起動して、データの入っているファイルを開きます。(インストールガイド)

まずサンプルのフォルダからファイルの一覧を抽出します。
Excelシート上にて右クリック → 機能拡張 →ファイル処理 →ファイル名一覧抽出
ChangeLinkDispaly-1

②、条件を設定し、出力をクリックします。
ChangeLinkDispaly-2

③、出力したシートを別シートへコピーして、機能拡張→選択範囲→リンクをすべて削除をクリックして、出力したファイルリンク一覧のリンクを外します。(本例ではSheet8です。)
B列に001~999までの置換先文字列を入力します。
ChangeLinkDispaly-3

ChangeLinkDispaly-4


④、Sheet7へ戻して、セルの書式設定で文字列を設定します。(これを設定しないと、置換後001ではなく1のように表示されてしまいます)シート上にて右クリックして 機能拡張→検索置換→Grep-Excelファイル検索/置換をクリックします。ここから実際の置換処理に入ります。
ChangeLinkDispaly-8

ChangeLinkDispaly-5

⑤、出た下記ダイアログの「選択」をクリックして、検索一覧シートの検索文字列と置換文字列の範囲を選択します。(Sheet8)
ChangeLinkDispaly-6
ChangeLinkDispaly-7

⑥、選択後、下記の設定にして、「置換」をクリックします。
ChangeLinkDispaly-9
置換後の一覧:
ChangeLinkDispaly-10
クリック:
ChangeLinkDispaly-11


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ExcelDevToolを使って、複数の条件でデータ抽出して、特定の行だけ別シートに抽出する機能を具体例で説明します。
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se475869.html

例1:下記のデータに対して、科目が「英数国」のデータのみを抽出して、別シートに表示したい
科目 生徒番号 生徒名 第1回模試 到達度1 第2回模試 到達度2
英数国 10101 今川義元 62.5 A2 60.2 A2
英数国 10101 伊達政宗 50.6 B2 55.6 b1
10101 今川義元 56.9 B1 52.3 B2
10102 伊達政宗 52.5 B1 60.2 A2

①、Excelシート上にて右クリックして、機能拡張⇒テーブル⇒「複数条件でテーブルからデータ抽出」をクリックします。
CopyDataToOtherSheetByCondition-1

②、抽出条件は「条件を追加」でたくさん追加できます。条件には複数の入っているエクセルも選択できますし、固定の値も入力できます。
CopyDataToOtherSheetByCondition-3

③、抽出をクリックしたら、以下のデータが出力します。
CopyDataToOtherSheetByCondition-4


例2:下記のデータに対して、必要な列のみを抽出して、別シートに表示したい
科目 生徒番号 生徒名 第1回模試 到達度1 第2回模試 到達度2
英数国 10101 今川義元 62.5 A2 60.2 A2
英数国 10101 伊達政宗 50.6 B2 55.6 b1
10101 今川義元 56.9 B1 52.3 B2
10102 伊達政宗 52.5 B1 60.2 A2

予想結果:
科目 生徒名 第1回模試 第2回模試
英数国 今川義元 62.5 60.2
英数国 伊達政宗 50.6 55.6
今川義元 56.9 52.3
伊達政宗 52.5 60.2

①、Excelシート上にて右クリックして、機能拡張⇒テーブル⇒「データマッチング/突合/照合」をクリックします。
CopyDataToOtherSheetByCondition-10

②、下記のようにデータ1を選択して、データ2の空で次へ行きます。
CopyDataToOtherSheetByCondition-5
CopyDataToOtherSheetByCondition-6

 ③、SQL実行をクリックします。
CopyDataToOtherSheetByCondition-7

④、検索のSQLに以下のSQLを入力します。
SELECT
  T1.科目,
  T1.生徒名,
  T1.第1回模試,
  T1.第2回模試
FROM T1
CopyDataToOtherSheetByCondition-8

⑤、結果は別シートへ出力します。
CopyDataToOtherSheetByCondition-9

 
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