経理兼SE担当の10年間の纏めから厳選した無駄のない100Excel拡張機能!

http://www.superdbtool.com  Excelの機能拡張で作業効率数倍アップ!
SuperDBToolのブログはhttp://superdbtool.com/blogへ移しました。
使い方は主にYoutubeにて説明しております。
https://www.youtube.com/channel/UC6a8VJcVsqk-4k2uqPZJ6cg
シート名一括変更,ファイル一括検索置換,擬似データ作成,データベース連携,データマッチング/突合,フォルダ一括作成, 組み合わせパターン作成,重複削除,複数シート纏め,Excel分割,一括保護解除,選択範囲を画像へ変換,文字変換,ファイル一覧出力,文字コード変換,別ウィンドウで開く,リンク一括削除,複数条件データ抽出,空白セルに値設定,文字列結合コピー,シート名ソート,テキスト比較,シート比較,Excel印刷ページ数取得,計画作成,課題管理表,TODOリスト,作業報告書,世界時間,SQL実行,Grep,メール一斉送信,情報明細によりメール作成,メール文例,Excelファイル差し込み出力……

タグ:一括メール

「ビジネスメール実態調査2014(平成26年)」の統計により、仕事上のコミュニケーション手段トップは「メール」98.45%です。「忙しくて時間がない」、「処理するメールの量が多い」、「メールを書くのが遅い」、「メールを書くのが苦手」の理由で返信が遅れてしまうケースが多いです。素早く、ミスなく、効率的にメール作成ができれば、短時間で量の多いメール処理ができるはずです。ここでは、ExcelMailAddinを使って、メール作成時間を短縮する技を解説いたします。「誤送信を完全になくす」はその2で説明いたします。

1. Outlookのール返信で毎日毎日書いている挨拶文が自動的に付いてくる!

メール送信設定により、返事する際に、宛先が外部メールか内部メールかを判断して、
自動的に事前に定義した雛形を入れます。内容はもちろん自由にカスタマイズできます。

2. Outlookのメッセージ作成で、事前に用意したテンプレート(雛形)はいつでも簡単に挿入できる!
テンプレート編集も非常に簡単!(テンプレート挿入と同じメニュー構造)

商品案内やお知らせなど一度作成すれば、どのメッセージでも簡単に挿入できます。2度手間を掛けなくなります。設定により新規メッセージ作成時にテンプレートから作成できます。


3. テンプレートも用意したが、それぞれの宛先へ送信する際に、内容を変更しなければならない、どうすればいい?
勿論、メールを1つずつ作成するわけがないです!ExcelMailAddinなので、流れ込みパラメータを使って、エクセルにて一斉送信しましょう。送信先一覧のどの列でも流れ込みパラメータとして使えます。それを%会社名%のようにメール文書(テンプレート)に書けば、送信する際に、宛先ごとに送信先一覧の内容へ置換されます。

4. 一斉送信は怖い、重要メールなので、送信する前に、内容をチェックしたい
その心配が分かります。だから「選択行のメールを編集」機能を使いましょう。
送信したい行を選択して(1度は最大10行まで)、「選択行のメールを編集」をクリックすると、複数のメールが作成されます。

5. テンプレート中の一部だけではなく、各送信先へのメールは全然違う場合、流れ込みパラメータは無理でしょう?
それも分かります。ExcelMailAddinならそれは対応……できます!筆者は日々の進捗、課題報告などは事前に用意したテンプレートでメール送信しています。

設定も非常に簡単:

同じ内容を何度も何度もタイプしているあなた、ほぼ同じ内容のメールを何回も何回も送信しているあなた、類似メールを毎日毎日作成しているあなた、今からExcelMailAddinを利用して、人生の無駄を削減しましょう。

ExcelMailAddinユーザガイド:
ttp://superdbtool.com/ExcelMailAddinGuide.htm

ExcelMailAddinダウンロード及びインストール:
http://superdbtool.com/download.htm
https://www.youtube.com/channel/UCxmRbmfTLCdTyOa6LOHorlQ

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ExcelMailAddinのインストールは下記をご参照ください。
http://superdbtool.com/blog/archives/282

ExcelMailAddinダウンロード
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OUTLOOKやWebmailを使ってたくさんの方に一括送信する場合、普段メール本文を作成して、TOに複数のメールアドレスを入れて送信します。

受信者は全部関係者の場合大丈夫ですが、お互いに知らない方々なら、個人情報漏れの恐れがあり、非常に危ないです。これを解決するには、普段BCCで全員へ送信します。

但し、BCCは以下の制限またはデメリットがあります。
1). 複数の送信先へ同じメール本文しか送信できません。
2). 受信者はBCCで来たメールに対して、重視しない傾向があります。
3). 送信漏れまたは重複送信があったかをチェックするのは難しい
4). 送信履歴の管理は難しい
5). BCCでもハッカーのメールサーバ不法侵入などにより情報漏れの恐れがあります。

一括で同じメール本文を送信することではなく、各受信者へそれぞれ違う本文のメールを一斉送信し、送信履歴もExcel一覧で管理する必要な場合、メール一斉送信ソフトExcelMailAddinのご利用をお勧めします。

用途(例)
  お客さんへ一括で製品や要員の案内
  協力会社へ案件情報を送信
  日本や海外大学への申請書送付
  社員全員への給与明細送付
  応募会社への応募メール送信
  アンケートメールなどなど
  1000社以上の業務で日々使われています。
  ぜひお試しください。

一斉送信の方法を下記の例で説明します。

①、一斉送信するために、まず送信先の一覧(メールアドレス一覧)を用意しなければなりません。
インストール後、すでにいくつかの例が入っていますので、基本的にそれをコピーしてカスタマイズしましょう。
ここで「請求書送付一覧」を使って説明します。
Excelの一斉送信リボン⇒私の送信先一覧⇒1.顧客連絡先⇒請求書送付一覧をクリックします。
SendMail-1
★私の送信先一覧メニューに表示した名称はすべて下記のフォルダ直下の
ファイルにより動的に生成されます。
C:\Users\{User}\Documents\ExcelMail\MyAddresslist

②、請求書送付一覧のファイル
SendMail-2

③、送信本文の内容は「メール文書」のシートで編集します。
本文の中で%会社名%のように流れ込みパラメータも使えます。
%XXXX%の「XXXX」の部分は送信先一覧のタイトル行の文字列です。

SendMail-3

④、「設定」シートで送信用の各種パラメータを設定します。
サンプル送信一覧をそのままご利用の場合、変更は要りません。
SendMail-4

⑤、送信の準備が終わりましたら、送信先一覧の送信対象列に「○」を入れて、「一斉メール送信」のアイコンをクリックします。下記の画面で「編集」ボタンをクリックします。
すでに送信用メールアカウントを設定した場合、直接「送信」をクリックします。

SendMail-5

送信用メールアカウントの追加または変更画面:
SendMail-7

普段Outlookやほかのクライアントメールソフトの設定を参照して設定します。

⑥、確認画面で「はい」をクリックします。
SendMail-8

SendMail-9

⑦、送信先へ下記のようなメールが送信されます。
TOには関係者のみ入っていますので、受信者は一斉送信かどうか全く知らないです。
SendMail-10

ExcelMailAddinを使ってもGMailで送信できない場合、下記のURLをご参照ください。
https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=ja

OutlookNoMissAddinを使って、OUTLOOKにもテンプレートとメール誤送信防止の機能が追加されます。

詳しくは以下のをご参照ください。

Outlook効率的にメールを作成
Outlook誤送信を完全になくす
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OUTLOOKやWebmailを使ってたくさんの方に一括送信する場合、普段メール本文を作成して、TOに複数のメールアドレスを入れて送信します。

受信者は全部関係者の場合大丈夫ですが、お互いに知らない方々なら、個人情報漏れの恐れがあり、配慮する必要があります。これを解決するには、普段BCCで全員へ送信します。

但し、BCCは以下の制限またはデメリットがあります。
1). 複数の送信先へ同じメール本文しか送信できません。
2). 受信者はBCCで来たメールに対して、重視しない傾向があります。
3). 送信漏れまたは重複送信があったかをチェックするのは難しい
4). 送信履歴の管理は難しい

一括で同じメール本文で送信することではなく、複数の受信者へそれぞれ違う本文のメールを一斉送信し、送信履歴もExcel一覧で管理したい場合、メール一斉送信ソフトExcelMailAddinのご利用をお勧めします。
Install-8

①、ExcelMailAddinのダウンロード
Excelでメール一斉送信ソフト32bit beta版(zip) 32bit Office(2007以上)
Excelでメール一斉送信ソフト64bit beta版(zip) 64bit Office(2007以上)

②、用途(例)
たくさんの
  顧客へ一括で製品や人材を提案
  協力会社へ案件情報を送信
  大学へ申請書を送信
  社員へ給与明細を送信
  会社へ履歴書を送信
  顧客へアンケートメールを送信

③、インストール

Excelをすべて閉じてから、ダウンロードしたファイルを解凍して、Setup.exeを実行します。
Install-1
このソフトをインストールするには、Microsoft .NetFramework4.0 Client Profileが必要です。
.NetFramework4.0のインストールしていないPCで上記のSetup.exeを実行すると、以下の
画面が出ます。Windows8や.Net Framework 4.0インストール済みのPCでインストールする場合、
下記の画面は出ません。
Install-10

「同意する」をクリックすれば、自動的にマイクロソフトのサイトから.NET FRAMEWORK 4をダウンロードして
インストールします。

Install-11

.Net Framework 4.0のインストールが終わりましたら、ExcelMailAddinをインストールします。
Install-2
Install-3
Install-4
次の画面で「はい」をクリックしてください。
Install-5

Install-6

インストールが成功したら、Excelに「一斉送信」のタブが追加されます。
Install-8

④、アンインストール
アドインのアンインストールはコントロールパネル⇒プログラムの追加と削除で行います。

Install-12


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