「ビジネスメール実態調査2014(平成26年)」の統計により、仕事上のコミュニケーション手段トップは「メール」98.45%です。「忙しくて時間がない」、「処理するメールの量が多い」、「メールを書くのが遅い」、「メールを書くのが苦手」の理由で返信が遅れてしまうケースが多いです。素早く、ミスなく、効率的にメール作成ができれば、短時間で量の多いメール処理ができるはずです。ここでは、ExcelMailAddinを使って、メール作成時間を短縮する技を解説いたします。「誤送信を完全になくす」はその2で説明いたします。

1. Outlookのール返信で毎日毎日書いている挨拶文が自動的に付いてくる!

メール送信設定により、返事する際に、宛先が外部メールか内部メールかを判断して、
自動的に事前に定義した雛形を入れます。内容はもちろん自由にカスタマイズできます。

2. Outlookのメッセージ作成で、事前に用意したテンプレート(雛形)はいつでも簡単に挿入できる!
テンプレート編集も非常に簡単!(テンプレート挿入と同じメニュー構造)

商品案内やお知らせなど一度作成すれば、どのメッセージでも簡単に挿入できます。2度手間を掛けなくなります。設定により新規メッセージ作成時にテンプレートから作成できます。


3. テンプレートも用意したが、それぞれの宛先へ送信する際に、内容を変更しなければならない、どうすればいい?
勿論、メールを1つずつ作成するわけがないです!ExcelMailAddinなので、流れ込みパラメータを使って、エクセルにて一斉送信しましょう。送信先一覧のどの列でも流れ込みパラメータとして使えます。それを%会社名%のようにメール文書(テンプレート)に書けば、送信する際に、宛先ごとに送信先一覧の内容へ置換されます。

4. 一斉送信は怖い、重要メールなので、送信する前に、内容をチェックしたい
その心配が分かります。だから「選択行のメールを編集」機能を使いましょう。
送信したい行を選択して(1度は最大10行まで)、「選択行のメールを編集」をクリックすると、複数のメールが作成されます。

5. テンプレート中の一部だけではなく、各送信先へのメールは全然違う場合、流れ込みパラメータは無理でしょう?
それも分かります。ExcelMailAddinならそれは対応……できます!筆者は日々の進捗、課題報告などは事前に用意したテンプレートでメール送信しています。

設定も非常に簡単:

同じ内容を何度も何度もタイプしているあなた、ほぼ同じ内容のメールを何回も何回も送信しているあなた、類似メールを毎日毎日作成しているあなた、今からExcelMailAddinを利用して、人生の無駄を削減しましょう。

ExcelMailAddinユーザガイド:
ttp://superdbtool.com/ExcelMailAddinGuide.htm

ExcelMailAddinダウンロード及びインストール:
http://superdbtool.com/download.htm
https://www.youtube.com/channel/UCxmRbmfTLCdTyOa6LOHorlQ